Выписка из приказа – это документ, который содержит часть информации из основного приказа, необходимой для конкретного сотрудника или подразделения. Она используется для информирования заинтересованных лиц о принятых решениях без предоставления полного текста приказа. Правильное оформление выписки важно для соблюдения юридической силы документа и избежания ошибок в работе.
Основная цель выписки – донести до сотрудника или отдела только ту информацию, которая непосредственно их касается. Это позволяет избежать избыточного информирования и сохранить конфиденциальность данных, если это требуется. Выписка должна быть точной, лаконичной и соответствовать нормам делопроизводства.
При оформлении выписки важно учитывать несколько ключевых моментов: указание реквизитов основного приказа, корректное выделение нужной информации, а также соблюдение правил подписания и регистрации документа. Эти аспекты помогут избежать недоразумений и обеспечить юридическую значимость выписки.
- Какие данные должны быть указаны в выписке из приказа
- Обязательные реквизиты
- Дополнительные сведения
- Как правильно оформить шапку выписки
- Какие разделы приказа нужно включить в выписку
- Реквизиты приказа
- Преамбула
- Основная часть
- Как указать реквизиты приказа в выписке
- Как подписать и заверить выписку
- Порядок подписания
- Заверение выписки
- Где и как хранить оформленную выписку
- Место хранения
- Порядок хранения
Какие данные должны быть указаны в выписке из приказа
Обязательные реквизиты
К обязательным реквизитам относятся:
- Номер и дата приказа, из которого делается выписка.
- Наименование организации, издавшей приказ.
- Заголовок документа (например, «Выписка из приказа»).
- Текст выписки, включающий только необходимые пункты приказа.
Дополнительные сведения
В зависимости от ситуации, в выписке могут быть указаны:
| Сведения | Описание |
|---|---|
| ФИО сотрудника | Если выписка касается конкретного работника. |
| Должность | Должность сотрудника, если это имеет значение. |
| Сроки исполнения | Указание сроков, если они предусмотрены приказом. |
| Подпись ответственного лица | Подпись руководителя или уполномоченного лица, заверяющего выписку. |
Выписка должна быть оформлена на бланке организации или содержать ее логотип, чтобы подтвердить подлинность документа. Важно, чтобы текст выписки был точным и не искажал содержание исходного приказа.
Как правильно оформить шапку выписки
Шапка выписки из приказа должна содержать обязательные реквизиты для идентификации документа. Начните с указания полного наименования организации. Оно должно соответствовать учредительным документам. Далее укажите дату составления выписки в формате «ДД.ММ.ГГГГ». После этого напишите заголовок «Выписка из приказа» и укажите номер приказа, из которого она сделана. Если приказ имеет дату, добавьте её в формате «от ДД.ММ.ГГГГ». Завершите шапку указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего выписку. Это обеспечивает юридическую значимость документа.
Пример оформления шапки: «ООО «Компания». Дата: 15.10.2023. Выписка из приказа №45 от 10.10.2023. Директор Иванов И.И.»
Какие разделы приказа нужно включить в выписку
Выписка из приказа должна содержать ключевые разделы, которые точно передают суть документа и его юридическую значимость. Основные элементы, которые необходимо включить:
Реквизиты приказа
Укажите номер приказа, дату его издания и наименование организации. Это позволяет идентифицировать документ и подтвердить его подлинность.
Преамбула
Включите краткое введение, которое поясняет причину издания приказа. Обычно это ссылка на нормативный акт или ситуацию, послужившую основанием для документа.
Основная часть
В этой части перечислите конкретные распоряжения или решения, которые содержатся в приказе. Укажите только те пункты, которые относятся к выписке, избегая избыточной информации.
Важно: Если в приказе есть ссылки на приложения, включите их в выписку только в случае необходимости.
Пример: Если выписка касается назначения сотрудника на должность, укажите ФИО сотрудника, новую должность и дату вступления в силу решения.
Завершите выписку подписью уполномоченного лица, указав его должность и фамилию с инициалами. Это придает документу юридическую силу.
Как указать реквизиты приказа в выписке
При оформлении выписки из приказа важно корректно указать его реквизиты. Это обеспечивает юридическую значимость документа и упрощает его идентификацию. Основные реквизиты включают:
- Номер приказа – указывается в формате, принятом в организации (например, «Приказ № 123»).
- Дата приказа – прописывается полностью: число, месяц и год (например, «15 октября 2023 года»).
- Наименование организации – полное или сокращенное название компании, издавшей приказ.
- Заголовок приказа – краткое описание темы или цели документа (например, «О внесении изменений в штатное расписание»).
Пример оформления реквизитов:
- Приказ № 123 от 15 октября 2023 года.
- ООО «Компания «Профи».
- О внесении изменений в штатное расписание.
Реквизиты указываются в начале выписки, чтобы документ был легко идентифицируем. Если приказ имеет дополнительные реквизиты (например, регистрационный номер), их также следует включить.
Как подписать и заверить выписку
Подписание и заверение выписки из приказа – обязательный этап, который придает документу юридическую силу. Выписка должна быть подписана уполномоченным лицом, например, руководителем организации или ответственным сотрудником. Подпись подтверждает достоверность информации и соответствие документа оригиналу приказа.
Порядок подписания
Внизу выписки укажите должность, фамилию и инициалы лица, подписывающего документ. Рядом с подписью проставьте дату. Если выписка оформляется на бланке организации, подпись ставится в отведенном для этого месте. В случае отсутствия бланка подпись располагается в правом нижнем углу документа.
Заверение выписки
Для заверения выписки из приказа необходимо проставить печать организации. Печать ставится рядом с подписью, частично захватывая ее. Если организация не использует печать, достаточно подписи уполномоченного лица. В некоторых случаях требуется дополнительное заверение, например, нотариальное, если выписка предоставляется в государственные органы или сторонние организации.
Где и как хранить оформленную выписку
Оформленная выписка из приказа должна храниться в соответствии с внутренними нормативными документами организации. Как правило, она подшивается в дело, связанное с приказом, из которого была сделана выписка. Это обеспечивает быстрый доступ к документу при необходимости.
Место хранения
Выписку следует хранить в отделе кадров, бухгалтерии или другом подразделении, ответственном за ведение документации. Если выписка касается конкретного сотрудника, её можно прикрепить к его личному делу. В электронном виде документ сохраняется в специализированных системах или папках с ограниченным доступом.
Порядок хранения
Для обеспечения сохранности выписки важно соблюдать несколько правил:
1. Физическое хранение: Документ помещается в папку или файл с указанием номера приказа и даты его издания. Это упрощает поиск в случае необходимости.
2. Электронное хранение: Файл с выпиской должен быть назван в соответствии с принятыми в организации стандартами. Например: «Выписка_из_приказа_№123_от_01.01.2023».
3. Срок хранения: Выписка хранится в течение срока, установленного для основного приказа. Обычно это период, определенный законодательством или внутренними регламентами.
Важно: Доступ к выписке должен быть ограничен. Только уполномоченные лица могут просматривать или использовать документ. Это обеспечивает конфиденциальность и защиту данных.
