Товарная накладная образец заполнения

Товарная накладная – это важный документ, который подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю. Она используется для учета товарно-материальных ценностей и является основанием для списания товара у поставщика и его оприходования у получателя. Правильное заполнение товарной накладной обеспечивает юридическую защиту сторон сделки и упрощает процесс бухгалтерского учета.

В документе должны быть указаны реквизиты обеих сторон: наименование организации, ИНН, адрес и контактные данные. Также обязательно указывается дата составления и номер накладной, которые присваиваются в соответствии с внутренним документооборотом. Каждая позиция товара должна быть подробно описана: название, количество, единица измерения, цена и общая стоимость.

Заполнение товарной накладной требует внимательности, так как ошибки могут привести к проблемам при проверке налоговыми органами или при возникновении спорных ситуаций. В статье рассмотрим пошаговый образец заполнения этого документа, а также разберем ключевые моменты, на которые стоит обратить особое внимание.

Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в товарной накладной?

Номер и дата документа. Уникальный номер накладной и дата её составления обязательны для идентификации документа.

Наименование поставщика и покупателя. Указываются полные названия организаций или ФИО индивидуальных предпринимателей, участвующих в сделке.

Реквизиты сторон. Включают ИНН, КПП, юридические адреса, банковские реквизиты поставщика и покупателя.

Перечень товаров. Подробное описание каждого товара с указанием наименования, количества, единицы измерения, цены за единицу и общей стоимости.

Сумма документа. Общая стоимость товаров с учётом НДС, если он предусмотрен.

Подписи сторон. Подписи ответственных лиц поставщика и покупателя, подтверждающие передачу и приём товара.

Печати. При наличии печатей у организаций они должны быть проставлены на документе.

Основание для отпуска товара. Указывается номер и дата договора или иного документа, на основании которого осуществляется передача товара.

Отсутствие любого из обязательных реквизитов может привести к признанию документа недействительным.

Как правильно заполнить графу «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»?

Графы «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» в товарной накладной требуют точного и корректного заполнения, так как они определяют стороны, участвующие в процессе передачи товара.

Заполнение графы «Грузоотправитель»

В графе «Грузоотправитель» указывается организация или физическое лицо, передающее товар. Необходимо указать:

• Полное наименование организации или ФИО физического лица.
• Юридический адрес (для организаций) или адрес проживания (для физических лиц).
• ИНН и другие реквизиты, если это требуется.

Если грузоотправитель совпадает с продавцом, можно указать «Он же» или продублировать данные продавца.

Заполнение графы «Грузополучатель»

В графе «Грузополучатель» указывается сторона, принимающая товар. Требуется указать:

• Полное наименование организации или ФИО физического лица.
• Юридический адрес (для организаций) или адрес доставки (для физических лиц).
• ИНН и другие реквизиты, если это необходимо.

Если грузополучатель совпадает с покупателем, допустимо указать «Он же» или повторить данные покупателя.

Важно убедиться, что все данные соответствуют официальным документам сторон, чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций.

Что указывать в разделе «Описание товара» для корректного оформления?

Основные данные о товаре

В описании обязательно указывается наименование товара, соответствующее технической документации или каталогу. Если товар имеет артикул, модель или серийный номер, эти данные также должны быть указаны. Для продукции, требующей спецификации, важно указать ее параметры, такие как размер, вес, цвет, материал изготовления и другие характеристики.

Дополнительные сведения

Для некоторых категорий товаров могут потребоваться дополнительные данные. Например, для продуктов питания указывается срок годности, для химических веществ – класс опасности, а для технического оборудования – комплектация и состояние (новое/б/у).

Указание всех необходимых данных в разделе «Описание товара» обеспечивает прозрачность сделки и упрощает процесс проверки и учета.

Как заполнить графу «Количество» и «Единица измерения»?

Графа «Количество» предназначена для указания объема передаваемого товара. В нее вносится числовое значение, соответствующее числу единиц товара. Например, если передается 10 коробок, в графе указывается «10». Важно убедиться, что количество совпадает с фактически отгруженным товаром.

В графе «Единица измерения» указывается мера, в которой исчисляется товар. Это может быть штука («шт.»), килограмм («кг»), литр («л»), метр («м») или другая общепринятая единица. Выбор единицы измерения зависит от характера товара. Например, для жидкостей используется литр, для сыпучих материалов – килограмм, а для штучных товаров – штуки.

Обе графы должны быть заполнены корректно и соответствовать друг другу. Например, если в графе «Количество» указано «5», а в графе «Единица измерения» – «кг», это означает, что передается 5 килограммов товара. Неправильное заполнение может привести к ошибкам в учете и спорам между сторонами.

Какие данные вносить в графу «Цена» и «Сумма»?

Графы «Цена» и «Сумма» в товарной накладной заполняются в соответствии с правилами учета и законодательными требованиями. Ниже приведены основные рекомендации:

• Графа «Цена»:
  • Указывается стоимость единицы товара без учета НДС, если он выделяется отдельно.
  • Цена должна соответствовать договору или счету-фактуре.
  • Если товар предоставляется бесплатно, в графе ставится «0».
• Графа «Сумма»:
  • Рассчитывается как произведение цены единицы товара на количество.
  • Указывается без учета НДС, если он выделяется отдельной строкой.
  • Сумма должна быть точной и соответствовать итоговым расчетам.

При заполнении важно соблюдать единообразие и точность, чтобы избежать ошибок в учете и расчетах.

Как оформить подписи сторон в товарной накладной?

Оформление подписей сторон в товарной накладной – важный этап, подтверждающий факт передачи товара и согласие с условиями сделки. Подписи должны быть поставлены уполномоченными лицами, имеющими право на подписание подобных документов.

Кто ставит подписи?

Со стороны поставщика подпись ставит лицо, ответственное за отпуск товара. Это может быть директор, менеджер или иной сотрудник, уполномоченный на подписание документов. Со стороны получателя подпись ставит представитель, принимающий товар. Это может быть руководитель организации, кладовщик или иное доверенное лицо.

Правила оформления подписей

1. Подпись должна быть заверена печатью (если организация использует печати). Это подтверждает подлинность документа.

2. Рядом с подписью указывается должность и ФИО лица, подписывающего документ. Это позволяет идентифицировать ответственного.

3. Подписи ставятся в соответствующих графах товарной накладной: «Отпустил» – для поставщика, «Получил» – для получателя.

4. Если товар передается через доверенное лицо, необходимо указать реквизиты доверенности, на основании которой действует представитель.

Правильное оформление подписей гарантирует юридическую значимость документа и минимизирует риски спорных ситуаций.